Un cumpleaños de cuarenta años, una cena de empresa, el aniversario de una institución. Casi siempre alguien termina buscando fotógrafo o videógrafo con pocas semanas de margen y sin saber qué preguntar. Y las diferencias entre un buen profesional y uno improvisado rara vez se ven en el portafolio de tres fotos que te mandan por mensaje.
The Bash, un portal estadounidense de contratación para eventos, recomienda empezar por el estilo. Hay quien prefiere imágenes naturales, casi de reportaje, y quien quiere fotos posadas y formales. Para saber cuál es el estilo real de alguien, pide ver un evento completo, no una selección de sus mejores tomas. Casi cualquiera logra cinco imágenes bonitas. Lo difícil es cubrir cuatro horas seguidas sin perder los momentos importantes.
La misma guía propone una lista de preguntas que se pueden usar tal cual. Quién va a fotografiar el evento, la persona con la que hablaste o un asociado. Cuántos eventos parecidos al tuyo cubrió el último año. Si esto es su oficio principal o un trabajo secundario. Si lleva equipo de respaldo. Si pertenece a alguna asociación profesional. Y en cuánto tiempo entrega las imágenes ya editadas, un dato que decide si las fotos llegan a la semana o al mes.
También recomienda mirar la parte contractual, que suele quedar para el final. Preguntar si tiene licencia de negocio y seguro de responsabilidad, quién conserva los derechos de las imágenes y para qué usos puedes emplearlas, cómo es el calendario de pagos y qué ocurre si hay que reprogramar o cancelar. Para eventos de empresa, el tema de los derechos importa más: si las fotos van a una revista, a redes o a una memoria anual, conviene que el contrato lo diga.
Antes de decidir, The Bash propone una revisión final con tres preguntas. Si el precio cabe en tu presupuesto. Si el paquete ofrece buen valor por lo que incluye. Y los intangibles: si es puntual, si lo recomiendan otros clientes, si resulta fácil hablar con esa persona.
Una vez contratado, el trabajo pasa a tu lado. Erica Coffman, fotógrafa y productora en Columbus, Ohio, escribió en el blog de turismo de reuniones de su ciudad una lista de lo que hay que comunicar al fotógrafo. Primero la agenda: cuándo puede llegar a montar, cuándo empiezan a entrar los invitados, a qué hora son las presentaciones importantes y cuándo puede hacer una pausa. Después la lista de tomas, es decir, qué personas y qué momentos no pueden faltar.
Coffman añade tres datos que parecen menores y no lo son. El código de vestimenta, porque el fotógrafo no puede llegar en traje a una fiesta de playa ni en bermudas a una gala. La comida, porque alguien que trabaja seis horas necesita comer, y conviene preguntar si tiene restricciones. Y la iluminación: describir el lugar y, si se puede, permitir una visita previa para que prepare el equipo.
Si el evento es al aire libre, The Bash sugiere hablar con anticipación de dónde se ubicará el profesional. En un cumpleaños en un jardín, la luz de las cinco de la tarde y la de las nueve de la noche exigen decisiones distintas, y es mejor saberlo antes.
Un detalle más para los eventos con foto y video a la vez. Pregunta si trabajan como equipo o si son dos proveedores que no se conocen. Cuando se conocen, se estorban menos y el resultado se nota. Y para cumpleaños familiares, dale a quien contrates una lista corta con los nombres de los invitados que sí o sí tienen que salir: los abuelos, los primos que viajaron, el amigo de la infancia. Esa lista vale más que cualquier mejora de equipo.